調達業務フローとは？6つの例で流れを紹介する
編集者： いのき
フローチャート
調達業務フローとは、企業が必要な物品やサービスを調達するまでの一連の流れを指します。しかし、業務の工程が多く、全体像が分かりにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、調達業務の基本的な流れをわかりやすく整理するとともに、実務に役立つ調達業務フロー図をご紹介します。
1. 調達プロセスフローとは
調達業務は、一般的に以下のような流れで進みます。
- 調達計画
- サプライヤー選定
- 見積取得・比較
- 契約
- 発注
- 納品・検収
- 支払い
この一連の流れを把握することで、業務の抜け漏れを防ぎ、効率的な運用につながります。
なぜ調達業務フロー図を使うのか？
- 明確化： 複雑なワークフローをチームに分かりやすくします。
- コンプライアンス： 会社方針や規制遵守を徹底します。
- コスト管理： ボトルネック（例：承認の遅れ）を特定します。
2. 調達業務フロー図のテンプレート
EdrawMaxには、業務フロー図を豊富に揃え、ユーザーのニーズに応えます。次回の調達戦略で活用できる優れた調達プロセスフロー図もご覧ください。
例1.仕入れの調達業務フロー図
企業が小売商品を購入しようとする場合、最初に仕入部門に購買依頼を提出します。
仕入部門が依頼を承認すると、財務部門が発注書を作成し、これによりベンダーは依頼が受理されたことを把握し納品を開始できます。
取引先は依頼された在庫品を企業に送付し、品質チェック後、指定の在庫に保管されます。その後、取引先から請求書（費用内訳、支払い額、期限など明記）が企業に届きます。
でダウンロードしてください。購買プロセススイムレーンフローチャート
例2.倉庫を中心として調達業務フロー図
倉庫の担当者は依頼部門から申請を受け取り、依頼のあった品目が在庫にあるかどうか確認します。
在庫があれば、担当者は予算支出申請を送り、発注品の支払いを進めます。
支払いが完了した場合、在庫品を部門に出庫します。支払いが行われない場合は、支払い額が会計担当者によって会社口座に繰り戻されます。
例3.電話注文の調達業務フロー
電話で購入するのは、いくつかの簡単なステップで進む分かりやすいプロセスです。
お客様が店員に携帯電話の購入を依頼し、店員がその特定の機種が在庫にあるかどうかを確認します。
在庫があれば、店員は支払いを依頼し、お客様が支払いを済ませると携帯電話を引き渡します。そうでなければ、購入プロセスは中止となります。
携帯電話購入BPMNフローチャート
例4.ネット購入の調達業務フロー
ネット購入は、最小限の労力でターゲット商品を入手する近道です。たとえば、下記のネット購入プロセスフローチャートは、顧客がどれほど簡単に商品を注文して入手できるかを示しています。
このプロセスは、顧客が商品を注文して支払いを行うことで始まります。ベンダーが支払いを受け取ると、希望の商品をフルフィルメントセンターに発送し、その後、お客様へ商品が届きます。
オンライン購入ワークフロー
例5.顧客購入プロセスフローチャート
上記のフローチャートは、顧客がネットで商品を購入する手順を、段階的に図解しています。顧客はウェブサイトを閲覧して目的の商品を見つけ、ショッピングカートに入れます。
チェックアウトを進める際、ログイン情報が認証され、顧客は請求先と配送先情報を入力し、コードや確認メールで注文を確定します。
例6.部門横断的な調達業務フロー
まず部門が商品を申請し、管理者によって承認されます。その後、部門は商品の数量や数を指定します。
続いて財務部が対象商品の価格リストを作成し、購買部門が契約を締結して商品を受け取り、在庫として保管します。
製品購入クロスファンクショナルフローチャート
3. 調達業務フロー図の作り方
EdrawMaxは、調達業務フローの作成に適した多機能な作図ツールで、初心者から実務担当者まで幅広く活用できます。基本的な図形や矢印は自動で整列・配置され、ドラッグ＆ドロップで直感的に編集できるため、複雑な業務フローもスムーズに可視化できます。
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